Elektroniske regninger

Formanden for en svømmeklub med 1200 medlemmer, heraf ca. 70 konkurrencesvømmere, spørger:

Når vi udsender kontingentopkrævninger, er det altid et girokort pr. alm. post til alle medlemmer. De udsendes to gange årligt, og udgør derfor en ikke helt ubetydelig arbejdsbyrde, tillige med omkostning, da vi har lønnet kontorhjælp.

Vores konkurrencesvømmere er ofte ude til stævner, hvor de betaler en del af turen selv. Ved opkrævningen af denne egenbetaling (måske 4-8 gange om året pr. svømmer) har vi valgt at sende en opkrævning pr. email, for at spare tid og administrationsomkostninger.

Alle konkurrencesvømmere og deres forældre har accepteret dette uden videre, bortset fra en enkelt familie. Denne familie har vi ofte bøvl med, for eksempel betaler de hverken det normale kontingent eller regninger til tiden,. Efter nu at have kæmpet med dem i mere end et år, benytter de pludselig de elektoniske regninger som begrundelse for ikke at betale, da de ikke har givet godkendelse til at vi må sende dem regningerne på email.

Spørgsmål:
1. Må vi gerne sende en regning ud pr. email?
2. Hvis ja, må nogen nægte at modtage og betale en sådan regning?
3. Hvis vi, som følge af et ja på spm. 2, er tvunget til at sende regninger med posten, må vi så pålægge administrationsgebyr eller have forhøjet betaling for de der ønsker papirregning?

Bjarne Nissen, regnskabschef i DGI, svarer:

Ved elektronisk fakturering forstås, at fakturaen sendes ad elektronisk vej i form af en fil fra fakturaudstederen til modtageren, i modsætning til en traditionel faktura, der fremsendes på papir.

Der er regler for udstedelse af elektroniske fakturaer, som supplerer bogføringslovens bestemmelser herom. For det første skal både sælger og køber være enige om, at der faktureres elektronisk. En elektronisk faktura skal indeholde de tilsvarende oplysninger som en almindelig faktura. Der kan ikke benyttes forenklede fakturaer, når der faktureres elektronisk.
For det andet skal virksomheder, der anvender, udsteder eller modtager elektroniske fakturaer til brug for regnskabsførelsen, opbevare de elektroniske fakturaer i deres oprindelige form og format. Opbevaringen skal ske på en sådan måde, at kravene til ægthed og integritet overholdes og sådan, at data ikke mistes helt eller delvis som følge af fejl, nedbrud eller andre driftsforstyrrelser. Dette gælder, uanset om data opbevares i virksomheden eller hos en tredjepart.

For at fremme elektronisk fakturering er der med virkning fra 1. januar 2010 sket en lempelse af kravene til elektronisk fakturering for indenlandske leverancer af varer og ydelser. Ændringen medfører, at der ikke længere gælder særlige teknologiske krav i form af elektronisk signatur eller EDI ved elektronisk fakturering til danske kunder.
Det medfører, at du ved salg til andre danske virksomheder for eksempel kan fremsende gyldige fakturaer i pdf-format i en almindelig e-mail, uden krav om at faktura eller mail skal være signeret eller på anden måde sikret.

Der kan indføres et gebyr, som din kunde skal betale for hver efterfølgende faktura, der skal udsendes på papir. Kunden skal varsles om at der indføres gebyr, hvis han vælger at modtage papirfakturaer.

Svarene på din spørgsmål er:
1) Ja, I må gerne sende en regning ud pr. mail, men der skal være enighed mellem foreningen og det enkelte medlem om at fakturering sker elektronisk.
2) Ja, et medlem må gerne nægte at betale fakturaen, hvis der ikke er opnået enighed om, at fakturering må ske elektronisk.
3) Ja, I må gerne pålægge et faktureringsgebyr som dækker foreningens ekstraomkostninger ved manuel håndtering af faktureringen.